Neraca Online, Di tengah pesatnya perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi, serta dinamika perubahan kurikulum dan kebutuhan informasi pemustaka, perpustakaan dituntut untuk selalu adaptif dan relevan.
Bagi Universitas Terbuka (UT), sebagai pelopor pendidikan jarak jauh (PJJ) di Indonesia, manajemen koleksi menjadi krusial untuk menopang layanan pembelajaran yang fleksibel dan tersebar di seluruh nusantara. Perpustakaan UT, yang tetap mempertahankan buku cetak sebagai bahan ajar esensial di samping koleksi digitalnya menghadapi tantangan unik dalam mengelola sumber daya fisik yang terus bertambah. Salah satu strategi vital dalam menjaga relevansi dan efisiensi adalah melalui praktik penyiangan koleksi (weeding).
Proses ini bukan sekadar tindakan mengurangi jumlah buku, melainkan sebuah siklus manajemen yang sistematis untuk memastikan bahwa setiap koleksi yang tersedia adalah yang paling mutakhir, relevan, dan bernilai bagi komunitas akademik.
Penyiangan koleksi di Perpustakaan UT menjadi praktik terbaik yang esensial tidak hanya untuk mengoptimalkan pemanfaatan ruang fisik yang terbatas, tetapi juga untuk secara langsung meningkatkan kepuasan pemustaka.
Dengan menghilangkan koleksi yang sudah usang, rusak, duplikasi berlebihan, atau tidak lagi sesuai dengan kurikulum dan minat pengguna, perpustakaan dapat menyajikan koleksi yang segar, berkualitas, dan mudah diakses. Ini adalah langkah proaktif yang sejalan dengan misi Perpustakaan UT untuk terus mengembangkan koleksi yang termutakhir, memastikan bahwa mahasiswa dan staf pengajar memiliki akses ke informasi paling relevan yang mendukung kegiatan belajar-mengajar dan penelitian di lingkungan PJJ yang dinamis.
*Penyiangan Koleksi: Pilar Transformasi Perpustakaan UT*
Penyiangan koleksi, atau weeding, adalah proses sistematis untuk mengeluarkan bahan pustaka dari koleksi perpustakaan yang sudah tidak relevan, usang, rusak, atau memiliki duplikasi yang berlebihan. Kegiatan ini di komandai oleh Mohamad Pandu Ristiyono dan sekretaris Cherrie Rachman dan dibantu oleh para pustakawan lainnya.
Sebagai pengarah adalah Manajer Jaringan dan Kearsipan Pusat Perpustakaan dan Kearsipan Universitas Terbuka (PPK UT) Kani, M.Kom. saat ditanya tentang kegiatan Penyiangan Koleksi ini, Manajer Jaringan dan Kearsipan, Kani, M.Kom mengatakan, Bagi Perpustakaan Universitas Terbuka (UT), kegiatan ini bukan sekadar rutinitas pemeliharaan, melainkan merupakan salah satu pilar utama transformasi perpustakaan dalam menghadapi tantangan dan peluang era pendidikan jarak jauh (PJJ) digital.
Transformasi ini mencakup adaptasi dari model perpustakaan tradisional ke model yang lebih hibrida dan berorientasi pada layanan digital, selaras dengan kebutuhan unik mahasiswa dan pengajar di UT.
*Optimalisasi Ruang Fisik dan Efisiensi Operasional*
Salah satu Pustakawan senior UT, Mohamad Pandu Ristiyono yang juga sebagai PJ Preservasi mengatakan, salah satu dampak langsung dari penyiangan adalah optimalisasi ruang fisik. Perpustakaan UT, yang tetap mempertahankan koleksi cetak yang signifikan sebagai bahan ajar utama , menghadapi kendala ruang.
Koleksi yang menumpuk dan jarang digunakan akan memakan ruang rak berharga, yang bisa dimanfaatkan untuk koleksi baru yang lebih relevan atau untuk zona belajar kolaboratif.
Dengan penyiangan, Perpustakaan UT dapat:
•Mengurangi kepadatan rak: Memudahkan pemustaka untuk menemukan koleksi yang relevan dan mengurangi clutter.
•Menciptakan ruang untuk koleksi baru: Memastikan adanya tempat bagi bahan ajar atau referensi yang baru diterbitkan dan lebih mutakhir.
•Meningkatkan estetika perpustakaan: Lingkungan yang rapi dan terorganisir akan lebih menarik dan nyaman bagi pemustaka.
•Efisiensi staf: Penyiangan mengurangi waktu yang dihabiskan staf untuk merapikan, menginventarisasi, dan mencari koleksi yang tidak relevan.
*Peningkatan Relevansi dan Kualitas Koleksi untuk Pembelajaran PJJ*
Dalam konteks PJJ, di mana aksesibilitas dan relevansi materi adalah kunci, penyiangan memiliki peran krusial. UT melayani mahasiswa dari beragam latar belakang dan lokasi geografis, yang sangat bergantung pada materi ajar yang tepat dan terkini.
•Menjamin kebaruan informasi: Ilmu pengetahuan terus berkembang, dan bahan pustaka lama bisa menjadi usang. Penyiangan memastikan bahwa koleksi yang tersedia adalah yang paling relevan dengan kurikulum terkini UT dan perkembangan ilmu pengetahuan. Misalnya, buku teks edisi lama mungkin sudah tidak lagi mencerminkan perkembangan terbaru di bidang studi tertentu.
•Fokus pada kebutuhan pemustaka PJJ: Mahasiswa PJJ seringkali memiliki waktu terbatas untuk mencari informasi. Dengan koleksi yang terseleksi dan relevan, mereka dapat lebih cepat menemukan materi yang benar-benar dibutuhkan, baik dalam format cetak maupun digital melalui platform seperti MyUT atau Smart Library Gramedia
•Meningkatkan kualitas referensi: Penyiangan juga mencakup identifikasi dan pemindahan koleksi yang rusak atau secara fisik tidak layak, sehingga kualitas fisik dan isi koleksi selalu terjaga. Ini penting untuk menjaga citra perpustakaan sebagai sumber informasi yang tepercaya.
Adaptasi terhadap Perubahan Kurikulum dan Dinamika IPTEK Kurikulum di UT, seperti halnya di institusi pendidikan lainnya, secara periodik mengalami pembaruan untuk mengikuti perkembangan ilmu pengetahuan, teknologi, dan kebutuhan pasar kerja.
•Penyesuaian dengan kurikulum baru: Koleksi yang tidak lagi mendukung mata kuliah atau program studi yang ditawarkan UT perlu disisihkan. Ini membuka jalan bagi akuisisi materi yang selaras dengan kurikulum terbaru.
•Respon terhadap kemajuan IPTEK: Terutama dalam bidang-bidang seperti teknologi informasi, manajemen, atau sains, buku-buku lama bisa sangat cepat menjadi usang. Penyiangan memungkinkan perpustakaan untuk secara proaktif menggantikan materi tersebut dengan sumber daya yang lebih mutakhir dan relevan dengan perkembangan IPTEK terkini .
*Mendukung Transformasi Digital dan Hybrid Learning*
Meskipun penyiangan sering dikaitkan dengan koleksi cetak, praktik ini juga mendukung transformasi digital Perpustakaan UT.
•Fokus pada digitalisasi: Dengan penyiangan koleksi cetak yang sudah tidak relevan, sumber daya (staf, anggaran) dapat dialihkan untuk pengembangan koleksi digital, seperti e-books, e-journals, atau database online. Ini selaras dengan tren perpustakaan modern yang menawarkan layanan hybrid.
•Mendorong penggunaan e-resources: Koleksi cetak yang relevansinya berkurang dapat mendorong pemustaka untuk beralih ke versi digital atau sumber online yang lebih cepat diakses, terutama bagi mahasiswa PJJ yang sebagian besar berinteraksi secara daring.
•Manajemen duplikasi: Dalam konteks hybrid, penyiangan juga dapat berarti mengidentifikasi duplikasi antara koleksi cetak dan digital, dan memutuskan apakah kedua format perlu dipertahankan atau salah satunya lebih dominan.
*Peningkatan Kepuasan Pemustaka
Pada akhirnya, tujuan utama dari penyiangan koleksi adalah peningkatan kepuasan pemustaka.*
•Akses mudah ke informasi berkualitas: Pemustaka tidak perlu membuang waktu mencari di antara koleksi yang usang atau tidak relevan. Setiap koleksi yang ada di rak atau database diharapkan berkualitas tinggi.
•Koleksi yang responsif: Pustakawan dapat menggunakan data penyiangan untuk memahami tren penggunaan dan kebutuhan informasi, sehingga dapat mengelola anggaran akuisisi secara lebih efektif untuk mendapatkan koleksi yang benar-benar diinginkan pemustaka.
•Pengalaman pengguna yang lebih baik: Lingkungan perpustakaan yang teratur dan koleksi yang relevan secara langsung berkontribusi pada pengalaman belajar yang lebih positif bagi mahasiswa UT, yang seringkali memiliki keterbatasan waktu dan akses fisik ke perpustakaan.
Dengan demikian, penyiangan koleksi di Perpustakaan UT bukan hanya tentang “membuang buku,” melainkan sebuah proses manajemen yang cerdas dan berkelanjutan yang mendukung misi UT sebagai institusi PJJ terkemuka, menjamin bahwa layanan perpustakaan selalu relevan, efisien, dan berorientasi pada pemustaka di era digital.
Untuk kegiatan penyiangan koleksinya ada yang dihancurkan karena sudah using dan di hibahkan untuk koleksi yang masih bagus dan relevan untuk masyarakat ke Taman Bacaan. Adapun taman bacaan yang mendapat hibah koleksi UT adalah Taman Bacaan Mitra Bahagia Rancamaya Bogor.
