Neraca Online, Di era disrupsi digital dan pendidikan jarak jauh (PJJ) yang semakin dinamis, perpustakaan modern dituntut untuk bertransformasi menjadi pusat pengetahuan yang adaptif dan relevan.
Bagi Universitas Terbuka (UT), institusi pelopor PJJ di Indonesia, menjaga relevansi koleksi pustaka menjadi esensial untuk mendukung jutaan mahasiswanya yang tersebar luas. Dalam konteks ini, kegiatan penyiangan koleksi (weeding) tidak lagi sekadar upaya pembersihan rutin, melainkan sebuah inovasi strategis yang vital.
Penyiangan di Perpustakaan UT dilakukan secara periodik, bukan hanya untuk mengoptimalkan ruang fisik dan meningkatkan efisiensi, tetapi yang terpenting adalah sebagai bentuk adaptasi proaktif terhadap perubahan kurikulum yang cepat dan lonjakan kebutuhan informasi spesifik dari mahasiswa PJJ.
Perubahan kebutuhan pengguna PJJ menjadi faktor utama yang mendorong inovasi dalam praktik penyiangan ini. Mahasiswa PJJ membutuhkan akses cepat dan mudah ke materi yang paling mutakhir dan relevan, tanpa terbebani oleh informasi usang yang dapat menghambat proses belajar mereka. Sejalan dengan itu, kemajuan ilmu pengetahuan dan teknologi (IPTEK) yang pesat secara otomatis membuat banyak materi cetak maupun digital menjadi tidak relevan dalam waktu singkat. Oleh karena itu, penyiangan koleksi di Perpustakaan UT menjadi sebuah proses dinamis yang terus-menerus mengevaluasi dan menyaring informasi, memastikan bahwa hanya bahan pustaka yang memiliki nilai edukatif tinggi dan mendukung kurikulum terkini yang tersedia.
Dalam konteks pembelajaran jarak jauh (PJJ), mahasiswa memerlukan sumber informasi yang relevan dan terkini untuk mendukung proses belajar mereka. Dengan munculnya tren baru dalam pendidikan dan perkembangan teknologi, perpustakaan di UT berupaya untuk memastikan bahwa koleksinya tetap sesuai dengan kebutuhan pengguna. Melalui evaluasi rutin dan kriteria penilaian yang jelas, perpustakaan dapat mengidentifikasi koleksi yang tidak lagi relevan dan melakukan penggantian dengan materi baru yang lebih sesuai.
Penyiangan Koleksi Periodik: Strategi Adaptif Perpustakaan UT di Era PJJ dan IPTEK
Penyiangan koleksi (weeding) adalah proses evaluasi dan penghapusan sistematis bahan pustaka dari koleksi perpustakaan yang sudah tidak relevan, usang, rusak, atau duplikat. Bagi Perpustakaan Universitas Terbuka (UT), yang merupakan institusi pendidikan jarak jauh (PJJ) terbesar di Indonesia, kegiatan penyiangan ini bukan hanya sekadar pemeliharaan rutin, melainkan sebuah strategi adaptif yang komprehensif dan periodik untuk menjaga relevansi, efisiensi, dan kualitas layanan di tengah dinamika perubahan kurikulum, kebutuhan spesifik pengguna PJJ, serta kemajuan ilmu pengetahuan dan teknologi (IPTEK) yang sangat cepat.
Proses ini dirancang untuk memastikan bahwa koleksi yang tersedia selalu mutakhir, bermanfaat, dan mendukung pembelajaran sepanjang hayat.
1. Prinsip dan Kriteria Penyiangan Periodik
Penyiangan di Perpustakaan UT dilakukan berdasarkan prinsip-prinsip tertentu dengan mempertimbangkan kriteria yang jelas, yang disesuaikan untuk konteks PJJ dan dampak IPTEK. Kegiatan ini tidak bersifat ad-hoc, melainkan terjadwal dan terintegrasi dalam siklus manajemen koleksi.
Prinsip Dasar:
•Relevansi: Koleksi harus relevan dengan kurikulum UT dan kebutuhan informasi mahasiswa PJJ.
•Mutakhir: Informasi yang disajikan harus up-to-date, terutama untuk bidang ilmu yang berkembang pesat.
•Kualitas Fisik/Digital: Koleksi harus dalam kondisi baik (cetak) atau berfungsi optimal (digital).
•Efisiensi: Mengoptimalkan ruang dan waktu akses bagi pemustaka.
Kriteria CLEAR (seperti yang sering digunakan dalam penyiangan koleksi):
•C (Content) – Apakah isinya masih akurat dan relevan?
•Perubahan Kurikulum: Jika materi tidak lagi mendukung mata kuliah yang ditawarkan, sudah ada edisi yang lebih baru, atau teori yang diajarkan sudah digantikan.
•Kemajuan IPTEK: Untuk bidang sains, teknologi, dan kedokteran, buku yang berusia 5-10 tahun seringkali sudah usang. Untuk humaniora, relevansi bisa lebih panjang, tetapi tetap perlu evaluasi.
•L (Likely to be used) – Seberapa sering koleksi tersebut digunakan?
•Statistik Penggunaan: Analisis data peminjaman (cetak) atau unduhan/akses (digital). Koleksi yang tidak pernah diakses dalam jangka waktu tertentu (misalnya 3-5 tahun) menjadi kandidat penyiangan.
•Survei Kebutuhan Pengguna PJJ: Menanyakan langsung kepada mahasiswa dan dosen PJJ tentang kebutuhan materi terbaru.
•E (Easy to use/understand) – Apakah mudah digunakan atau dipahami?
•Kualitas Fisik: Buku rusak, halaman hilang, atau sulit dibaca.
•Format: Digital yang tidak kompatibel dengan perangkat terbaru atau memiliki user interface yang buruk.
•A (Appearance/Attractiveness) – Daya tarik fisik atau format.
•Kondisi Fisik: Buku lusuh, berjamur, atau tidak menarik.
•Format Digital: Tampilan yang ketinggalan zaman atau tidak responsif.
•R (Redundant) – Duplikasi yang berlebihan.
•Duplikasi Cetak-Digital: Jika ada versi digital yang mudah diakses, duplikasi cetak mungkin bisa dikurangi.
•Duplikasi Konten: Banyak buku dengan konten yang sangat mirip.
2. Proses Penyiangan Periodik di Lingkungan PJJ UT
Proses penyiangan di UT disesuaikan dengan skala dan karakteristik PJJ, yang menuntut pendekatan yang lebih terdistribusi dan berbasis teknologi.
a. Perencanaan dan Jadwal Periodik:
•Pembentukan Tim Penyiangan: Melibatkan pustakawan subjek, dosen/pakar bidang studi, dan perwakilan mahasiswa.
•Jadwal Rutin: Penyiangan dilakukan secara berkala (misalnya, setiap 1-3 tahun) untuk segmen koleksi tertentu (per bidang studi, per jenis bahan pustaka). Ini memastikan proses yang berkelanjutan dan tidak menumpuk.
•Kebijakan Penyiangan: Adanya dokumen kebijakan tertulis yang memandu proses, termasuk kriteria, prosedur, dan otorisasi penghapusan.
b. Evaluasi Koleksi:
•Analisis Data Penggunaan: Pemanfaatan Library Management System (LMS) dan statistik penggunaan e-resources. Koleksi cetak yang tidak pernah dipinjam dalam 3-5 tahun terakhir dan koleksi digital dengan akses rendah menjadi target awal.
•Survei Kebutuhan Pengguna PJJ: Kuesioner atau fokus grup dengan mahasiswa dan dosen PJJ untuk mendapatkan umpan balik tentang relevansi koleksi.
•Perbandingan dengan Kurikulum: Membandingkan daftar koleksi dengan silabus mata kuliah terbaru UT. Materi yang tidak lagi selaras dengan capaian pembelajaran menjadi kandidat.
•Pakar Bidang Studi: Konsultasi dengan dosen atau pakar untuk menilai validitas dan kemutakhiran konten, terutama di bidang-bidang yang cepat berubah seperti Teknologi Informasi atau Kesehatan.
c. Pengambilan Keputusan:
•Rekomendasi Pustakawan Subjek: Pustakawan yang bertanggung jawab atas bidang studi tertentu membuat rekomendasi berdasarkan evaluasi.
•Verifikasi Tim: Tim penyiangan meninjau rekomendasi dan membuat keputusan akhir.
•Opsi Penanganan:
•Dihapus (discard): Koleksi yang benar-benar tidak relevan, rusak parah, atau usang.
•Disimpan di Gudang (storage): Untuk koleksi yang masih memiliki nilai historis, penelitian terbatas, atau potensi relevansi di masa depan, tetapi tidak lagi cocok di rak utama.
•Donasi: Koleksi yang masih layak tetapi tidak relevan bagi UT, bisa didonasikan ke perpustakaan lain (misalnya perpustakaan sekolah di daerah).
•Digitalisasi: Jika konten masih relevan tetapi format fisik rusak atau usang, pertimbangkan digitalisasi untuk diunggah ke repository UT.
d. Tindak Lanjut (Penghapusan/Re-distribusi):
•Pencatatan Administrasi: Menghapus data koleksi dari katalog perpustakaan (OPAC) dan inventaris.
•Penghancuran Aman: Bahan pustaka yang dihapus dimusnahkan dengan cara yang bertanggung jawab dan ramah lingkungan.
•Pengembangan Koleksi Baru: Dana yang dihemat dari pengelolaan koleksi lama dapat dialihkan untuk akuisisi materi baru yang lebih relevan.
3. Adaptasi terhadap Kebutuhan Pengguna PJJ
Karakteristik pengguna PJJ (mahasiswa yang belajar secara mandiri, tersebar geografis, seringkali sambil bekerja) sangat memengaruhi strategi penyiangan:
•Fokus pada Aksesibilitas: Koleksi yang mudah diakses secara daring menjadi prioritas. Penyiangan koleksi cetak yang rendah peminat memungkinkan fokus pada pengembangan e-resources.
•Materi Ajar Esensial: UT dikenal dengan bahan ajar cetak dan digitalnya. Penyiangan memastikan versi terbaru dan terlengkap dari bahan ajar ini selalu tersedia.
•Relevansi untuk Profesional: Banyak mahasiswa PJJ adalah profesional yang membutuhkan informasi praktis dan aplikatif. Koleksi yang tidak lagi mencerminkan praktik terbaik industri harus disisihkan.
•Pencegahan Overload Informasi: Dengan penyiangan, pustakawan membantu mahasiswa PJJ menghindari overload informasi dengan menyajikan koleksi yang sudah terkurasi dan berkualitas.
4. Adaptasi terhadap Kemajuan IPTEK
Perkembangan IPTEK mempengaruhi tidak hanya konten koleksi tetapi juga metode penyiangan:
•Bidang Ilmu Cepat Berubah: Disiplin ilmu seperti informatika, big data, artificial intelligence, atau bioteknologi memiliki siklus hidup informasi yang sangat singkat. Materi berusia 2-3 tahun bisa dianggap usang. Penyiangan periodik yang ketat diperlukan.
•Penggunaan Data Analytics: Teknologi memungkinkan perpustakaan UT untuk menganalisis data penggunaan koleksi (peminjaman, unduhan, click-through rates) secara lebih akurat dan otomatis, memberikan dasar empiris untuk keputusan penyiangan.
•Otomatisasi Proses: Beberapa aspek penyiangan, seperti identifikasi duplikasi atau materi yang sudah lama tidak diakses, dapat dibantu oleh algoritma atau tools khusus.
•Peralihan ke Digital: Kemajuan IPTEK juga berarti banyak materi yang dulunya hanya tersedia cetak kini ada dalam format digital. Penyiangan dapat menjadi pemicu untuk transisi ke format digital yang lebih efisien dan mudah diakses.
Penyiangan koleksi secara periodik di Perpustakaan UT adalah sebuah proses transformasi yang berkesinambungan. Ini bukan sekadar tindakan administratif, melainkan sebuah strategi manajemen koleksi yang cerdas dan proaktif untuk memastikan Perpustakaan UT tetap menjadi sumber daya vital yang relevan, mutakhir, dan efisien bagi mahasiswa PJJ.
Dengan beradaptasi terhadap perubahan kurikulum dan kemajuan IPTEK, penyiangan memungkinkan UT untuk terus menyediakan akses informasi berkualitas tinggi, mendukung pembelajaran sepanjang hayat, dan pada akhirnya, berkontribusi pada pengembangan sumber daya manusia yang kompeten di Indonesia.
Mohamad Pandu Ristiyono
*) Pustakawan Senior Universitas Terbuka Tangerang Selatan
